Organisation & Prozesse

Performance im Facility Management

Prozessoptimierung, Outsourcing, Kostenmanagement, QMS, CAFM und Befähigung nach GEFMA

Organisation- und Prozessoptimierung

Facility Management trägt maßgeblich dazu bei, unterstützende Ressourcen so einzusetzen, dass sie den Unternehmenserfolg optimal fördern. Voraussetzung dafür ist eine Organisation, die klar auf das Kerngeschäft ausgerichtet ist, strukturell, prozessual und wirtschaftlich. Ebenso entscheidend ist die strategisch fundierte Entscheidung über Eigenleistungstiefe und den gezielten Einkauf externer Facility Services.

Als erfahrene Projektmanager und Standortverantwortliche kennen wir die operativen Herausforderungen ebenso wie die strategischen Anforderungen. Wir richten Ihre Organisation und Prozesse marktgerecht aus, und gleichzeitig passgenau auf Ihre individuelle Unternehmenssituation.

Ausgangspunkt ist eine systematische Analyse Ihrer Ist-Situation: Wir betrachten Prozesse und Schnittstellen, Organisationsstruktur, Kosten- und Erlössituation sowie identifizierte Schwachstellen und leiten daraus konkrete Optimierungspotenziale ab. Auf dieser Basis entwickeln wir tragfähige Organisations- und Prozessmodelle inklusive belastbarer Business Cases, stets im Einklang mit den strategischen Vorgaben Ihres Kerngeschäfts.

Im nächsten Schritt erarbeiten wir ein detailliertes Zielmodell: mit klar definierten Aufgabenprofilen und Qualifikationsanforderungen, optimierten Soll-Prozessen und Schnittstellen, einer geeigneten Organisationsform sowie strukturierten Leistungsbeschreibungen und Vertragsmodellen inklusive Businessplanung und Werkzeuganforderungen.

Ergänzend schaffen wir transparente Produktstrukturen und gegebenenfalls Systeme der internen Leistungsverrechnung. Abschließend definieren wir konkrete Umsetzungsmaßnahmen, etwa die Ausschreibung einzelner, gebündelter oder integrierter Facility Services, die Auslagerung bestimmter FM-Aufgaben, die Gründung einer FM-Gesellschaft oder die Umstellung auf eine konsequent ergebnisorientierte Leistungserbringung.

So entsteht eine Organisation, die effizient arbeitet, klare Verantwortlichkeiten schafft und das Kerngeschäft nachhaltig stärkt.

Outsourcing-Entscheidungen in der Organisation umsetzen

Die Entscheidung, Facility-Management-Einheiten in eine eigenständige oder externe Unternehmensstruktur zu überführen, ist weitreichend. Ihr Erfolg hängt maßgeblich von einer professionellen organisatorischen Umsetzung und einer sensiblen Begleitung der betroffenen Mitarbeiter ab. Struktur und Mensch müssen gleichermaßen berücksichtigt werden.

Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Führungs- und Umsetzungserfahrung in genau diesem sensiblen Transformationsprozess.

Zunächst entwickeln wir geeignete Organisationseinheiten und belastbare Strukturen für die neue Aufstellung. Die Outsourcing-Entscheidung wird in marktkonforme, zum Kerngeschäft passende Dienstleistungsprodukte überführt, inklusive klarer Leistungs- und Preisvereinbarungen. Gleichzeitig harmonisieren wir technische, betriebswirtschaftliche und prozessuale Werkzeuge sowie Arbeitsweisen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Wir begleiten die Überführung der betroffenen Betriebseinheit in die neue Struktur und implementieren eine professionell gesteuerte Leistungsbeziehung zum Auftraggeber. Darüber hinaus coachen wir Führungskräfte und Mitarbeiter im Veränderungsprozess und übernehmen bei Bedarf Interimsfunktionen in der neuen Organisationseinheit.

Ein strukturiertes Kommunikationskonzept wird moderierend und vermittelnd begleitet, ebenso die Abstimmung des Gesamtprozesses mit den Personalvertretungen.

So stellen wir sicher, dass Outsourcing-Entscheidungen nicht nur organisatorisch umgesetzt, sondern nachhaltig stabilisiert und von allen Beteiligten getragen werden.

Kostenmanagement

Nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit erfordert Transparenz, Effizienz und konsequente Steuerung der Kostenstrukturen. Im Facility Management liegt erhebliches Potenzial, Ergebnisbeiträge zu verbessern, sowohl auf der Aufwand- als auch auf der Erlösseite.

Unsere Mandate in der Strategie- und Organisationsberatung verfolgen daher stets ein klares Ziel: die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit messbar zu steigern.

Ausgangspunkt ist eine fundierte Analyse der Kostenstruktur der jeweiligen Geschäftseinheit oder des betrachteten Produktbereichs. Durch Benchmarking mit vergleichbaren Einheiten und Produkten schaffen wir Transparenz über Wettbewerbsfähigkeit und Optimierungspotenziale.

Wir bewerten Abläufe und Arbeitsweisen systematisch unter Kosten- und Leistungsaspekten, insbesondere in der integrierten Betrachtung administrativer und operativer Aufwendungen. Darauf aufbauend entwickeln wir gezielte Maßnahmen zur Effizienzsteigerung, etwa durch Einkaufsoptimierungen und intelligente Bündelstrategien im Facility Management. Dabei prüfen wir fachliche und territoriale Synergien und bringen unsere langjährige Markterfahrung in die Bewertung ein.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der verursachungsgerechten und kostendeckenden Abbildung von FM-Produkten in der internen Leistungsverrechnung. Wir strukturieren diese bei Bedarf neu, passen Kalkulationsmodelle an das erforderliche Leistungsniveau des Kerngeschäfts an und identifizieren Potenziale zur Reduktion nicht wertschöpfender Aufwendungen.

Gleichzeitig schaffen wir Freiräume für zusätzliche Leistungen und Erlöse, indem durch stringentes Kostenmanagement Ressourcen gezielt neu ausgerichtet werden.

So entsteht ein Kostenmanagement, das nicht nur senkt, sondern strukturell verbessert, mit nachhaltiger Wirkung auf Ergebnis und Wettbewerbsposition.

Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001

Ein wirksames Qualitätsmanagementsystem schafft Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und messbare Prozessqualität. Gerade im Facility Management mit seinen vielfältigen Schnittstellen und technischen Abhängigkeiten ist ein strukturiertes QM-System ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Wir bringen umfassende Industrieerfahrung und praktische Expertise als ehemalige Qualitätsmanagementbeauftragte in die Vorbereitung und Moderation unserer Kunden auf dem Weg zur ISO-9001-Zertifizierung ein. Als selbst zertifiziertes Beratungsunternehmen stehen wir aus Überzeugung für systematische Qualität und kontinuierliche Verbesserung.

Zu Beginn analysieren wir Ihre Prozesse und identifizieren Immobilien, technische Anlagen sowie die dazugehörigen FM-Prozesse als eigenständige, strukturierte Leistungsbereiche. Darauf aufbauend definieren wir klare Qualitätsanforderungen an den relevanten Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten - einschließlich branchenspezifischer Ergänzungen, sofern erforderlich oder sinnvoll.

Wir begleiten interdisziplinäre, prozess- und produktspezifische Arbeitsgruppen fachlich und methodisch, sichern den Wissenstransfer und führen die Ergebnisse strukturiert zum Aufbau eines konsistenten QM-Systems zusammen. Anschließend unterstützen wir die Einführung des Systems in den einzelnen Organisationseinheiten und begleiten die Umsetzung durch regelmäßige Status- und Beratungssitzungen zur Klärung offener Fragen sowie zur Identifikation weiterer Verbesserungsmöglichkeiten.

Abschließend erstellen wir einen strukturierten Abschlussbericht zur gezielten Vorbereitung auf das externe Zertifizierungsaudit.

So entsteht ein Qualitätsmanagementsystem, das nicht nur zertifizierungsfähig ist, sondern im operativen Alltag wirksam Mehrwert schafft.

Implementierung eines CAFM

Ein CAFM-System entfaltet seinen Nutzen nur dann vollständig, wenn die zugrunde liegenden Prozesse klar analysiert, definiert und auf ein belastbares Zielbild ausgerichtet sind. Technologie allein schafft keinen Mehrwert, entscheidend ist die systematische Verzahnung von Organisation, Prozessen und Software.

Wir begleiten Sie bei der professionellen Einführung Ihres CAFM-Systems, unabhängig von Anbietern und Softwarelösungen. Unser Fokus liegt auf der prozessorientierten Vorbereitung, der strukturierten Implementierung und der nachhaltigen Verankerung im operativen Alltag.

Zu Beginn analysieren wir Ihre Ausgangssituation und identifizieren konkrete Optimierungspotenziale, die im Rahmen der Implementierung realisiert werden können. Auf dieser Basis unterstützen wir Sie bei der Erstellung eines präzisen Lastenheftes und definieren gemeinsam die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die Software.

Wir wirken bei der Abstimmung von Lasten- und Pflichtenheft mit und stellen sicher, dass bestehende Strukturen, Ressourcen und Zielvorgaben angemessen berücksichtigt werden. Während der Implementierungsphase begleiten wir den kontinuierlichen Abgleich zwischen Ist-Situation und definiertem Zielbild, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu korrigieren.

Abschließend unterstützen wir Sie bei der Abnahme des Systems. Dabei prüfen wir die vollständige Umsetzung der geforderten Funktionalitäten, die störungsfreie Schnittstellenkommunikation sowie die Erreichung der definierten Ergebnisse.

So stellen wir sicher, dass Ihr CAFM-System nicht nur technisch implementiert, sondern strategisch integriert und operativ wirksam eingesetzt wird.

FM-Excellence Befähigungs-Checks nach GEFMA

Rechtssicherheit, Systemkompetenz und zertifizierte Befähigung sind zentrale Erfolgsfaktoren im Facility Management. Mit den FM-Excellence Befähigungs-Checks nach GEFMA prüfen wir Ihre Organisation strukturiert, praxisnah und mit klarem Fokus auf Zertifizierungsreife.

GEFMA 710 - Rechtskonformität
Wir analysieren die Übereinstimmung Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation mit gesetzlichen Anforderungen, bewerten die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und überprüfen die Wirksamkeit Ihrer Prozesse. Identifizierte Lücken begleiten wir bis zur Zertifizierungsreife.

GEFMA 720 - Facility Management-Systeme
Wir prüfen Ihr Managementsystem hinsichtlich Konformität mit relevanten FM-Regelwerken, bewerten Prozesse, Dokumentation und Umsetzung und bereiten Sie gezielt auf die Zertifizierung vor, inklusive Schließung möglicher ISO-9001-Lücken.

GEFMA 730 ipv® - Integrale Prozessverantwortung
Als Mitentwickler von ipv® bewerten wir Ihre Befähigung als Systemdienstleister, prüfen Prozesse, Werkzeuge und Qualifikationen und begleiten Sie bis zur erfolgreichen Zertifizierung.

GEFMA 734 - Zertifizierte FM-Beratung
Wir unterstützen Beratungsunternehmen dabei, ihre fachliche Befähigung für integrale FM-Systemdienstleistungen transparent nachzuweisen und sich klar im Markt zu positionieren.

So schaffen Sie belastbare Nachweise für Qualität, Rechtssicherheit und Systemkompetenz.