Dienstleistungssteuerung

Dienstleistung im Facility Management

Vertrag, Umsetzung und Steuerung von Dienstleistern

Vertragserfüllungsaudit

Erfüllt Ihr Dienstleister die vereinbarten Leistungen? Oder möchten Sie als FM-Anbieter sicherstellen, dass Ihre Organisation vertragskonform arbeitet und Steuerungsbedarf frühzeitig erkannt wird? Ein strukturiertes Vertragserfüllungsaudit schafft Transparenz, objektive Bewertung und belastbare Entscheidungsgrundlagen.

Wir führen das Audit mit erfahrenen Beratern auf Basis eines abgestimmten Auditplans und einer projektspezifischen Checkliste durch. Dabei sichten wir sämtliche relevanten Vertragsunterlagen sowie dokumentierte Abweichungen und analysieren die vereinbarten Leistungsinhalte im Detail.

Ergänzend führen wir Interviews mit verantwortlichen Vertretern von Auftraggeber, Nutzern und Auftragnehmern, um identifizierte Problemfelder zu vertiefen und zusätzliche Risiken aufzudecken. Die Bewertung der Vertragserfüllung erfolgt systematisch durch Auditoren und beteiligte Audit-Teilnehmer.

In einer strukturierten Abschlusspräsentation stellen wir die Ergebnisse vor, benennen Abweichungen, Lücken und mögliche Widersprüche und zeigen konkreten Handlungsbedarf auf. Darauf aufbauend entwickeln wir einen priorisierten Maßnahmenplan.

Sie erhalten einen umfassenden Auditbericht inklusive Protokoll als belastbare Grundlage für Nachsteuerung, Optimierung oder strategische Entscheidungen.

Vertragsaudit

Ist Ihre bestehende Dienstleistungsvereinbarung geeignet, die angestrebten Ziele der Zusammenarbeit tatsächlich zu sichern? Ein strukturiertes Vertragsaudit schafft Klarheit über Qualität, Vollständigkeit und Zielerreichung Ihrer vertraglichen Regelungen.

Wir prüfen Ihre Vereinbarung systematisch und neutral auf Basis eines abgestimmten Auditplans sowie einer spezifischen Audit-Checkliste. Dabei analysieren wir die Dienstleistungsvereinbarung einschließlich aller mitgeltenden Unterlagen und führen Interviews mit verantwortlichen Vertretern der betroffenen Bereiche. So stellen wir sicher, dass die vertraglichen Regelungen sowohl operativ praktikabel als auch strategisch zielführend sind.

Die Bewertung erfolgt unter Berücksichtigung anerkannter Standards wie DIN EN 15221-2 sowie relevanter GEFMA-Richtlinien (u.a. 550, 551, 960 und 961). Darüber hinaus prüfen wir, inwieweit der Vertrag geeignet ist, die ursprünglichen Ziele der Zusammenarbeit nachhaltig zu erreichen.

In einer strukturierten Abschlusspräsentation stellen wir die Ergebnisse vor, benennen Abweichungen, Lücken und mögliche Widersprüche und zeigen priorisierten Handlungsbedarf auf. Sie erhalten einen fundierten Maßnahmenplan sowie einen umfassenden Auditbericht inklusive Protokoll.

So gewinnen Sie Sicherheit, Transparenz und eine belastbare Grundlage für Optimierung oder Neuverhandlung Ihrer Verträge.

Implementierungs-Audit

Der Start mit einem neuen FM-Dienstleister ist ein kritischer Moment. Noch vor Ende der Implementierungsphase sollte sichergestellt sein, dass der Regelbetrieb zum vertraglich vereinbarten Termin vollständig, stabil und in zugesicherter Qualität aufgenommen werden kann.

Mit unserem Implementierungs-Audit schaffen wir diese Sicherheit.

Wir führen das Audit auf Basis eines abgestimmten Auditplans und einer projektspezifischen Checkliste durch. Dabei prüfen wir den Vertrag sowie alle mitgeltenden Dokumente und berücksichtigen die im Vergabeverfahren protokollierten Zusagen und definierten Standards für die Start-up-Phase.

Durch stichprobenartige Überprüfungen bewerten wir, inwieweit die vereinbarten vorbereitenden Maßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden. Unsere Auditoren beurteilen strukturiert, ob die organisatorischen, personellen und prozessualen Voraussetzungen terminlich und qualitativ den vertraglichen Anforderungen entsprechen.

Die Ergebnisse präsentieren wir transparent in einer Abschlussbesprechung, benennen Abweichungen, Lücken oder Widersprüche und zeigen konkreten Handlungsbedarf auf. Auf dieser Grundlage entwickeln wir einen priorisierten Maßnahmenplan.

Sie erhalten einen detaillierten Auditbericht inklusive Protokoll, als belastbare Entscheidungsgrundlage für einen sicheren und erfolgreichen Übergang in den Regelbetrieb.

Operative Dienstleistungssteuerung

Eine professionelle Steuerung von Facility-Management-Dienstleistern ist entscheidend, um vereinbarte Leistungen konsequent einzufordern, Qualität zu sichern und wirtschaftliche Ziele zu erreichen. Gleichzeitig ermöglicht eine klare Steuerungsstruktur die notwendige organisatorische Flexibilität, damit Sie sich stärker auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wir unterstützen Sie mit operativer Erfahrung aus unterschiedlichen Gewerken und erprobten Steuerungsinstrumenten in der laufenden Zusammenarbeit mit Ihren Dienstleistern.

Wir identifizieren Entwicklungspotenziale in bestehenden Verträgen, übernehmen konzeptionelle Aufgaben bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen und setzen ein strukturiertes Vertragscontrolling in Form von Audits um. Durch regelmäßige Qualitätschecks und ein konsequentes Ergebniscontrolling schaffen wir Transparenz über Leistungsstand und Zielerreichung.

Darüber hinaus unterstützen wir bei fachlichen Fragestellungen zur Leistungserbringung, sichern ein korrektes Abrechnungscontrolling und bewerten Mehraufwandsanmeldungen ebenso wie die Durchsetzung vertraglich vereinbarter Minderungsregelungen. Wir übernehmen Koordinationsaufgaben, strukturieren das Berichtswesen und steuern bei Bedarf die Implementierungsphase neuer Dienstleister.

Auch beim Ausscheiden eines Dienstleisters prüfen wir die Vertragserfüllung und -konformität, um einen geordneten Übergang sicherzustellen.

So gewährleisten wir eine taktisch-operative Dienstleistungssteuerung, die Qualität, Wirtschaftlichkeit und Vertragssicherheit nachhaltig sichert.