Seit Jahren unterstützt die Dr. Odin GmbH eine große europäische Immobiliengesellschaft bei der strategischen Neuausrichtung der Facility Services für ein Portfolio von 20 Objekten in zwei Losen. Das jährlich vergebene Volumen belief sich auf rund 5,5 Mio. Euro. Ziel des Projekts war es, ein einheitliches, steuerbares und wirtschaftlich optimiertes Betriebsmodell für die Bewirtschaftung der Liegenschaften zu etablieren.
Im Zentrum des Projekts stand die strukturierte Vergabevorbereitung, die gemeinsam mit dem Kundenteam in themenspezifischen Workshops erarbeitet wurde. Die Dr. Odin GmbH übernahm die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen mit einem besonderen Fokus auf die Vereinheitlichung der Preisabfragestruktur, die Begleitung des Vergabeprozesses bis zur technischen Vergabeempfehlung sowie die anschließende Implementierung und Übergabe in den Regelbetrieb.
Die Leistungsbeschreibung wurde als fortlaufend pflegbares Dokument mit Mastercharakter entwickelt. Für sämtliche Objekte wurden standardisierte Leistungen definiert, wobei objektspezifische Abweichungen zentral kalkuliert und einzeln aktivier- bzw. deaktivierbar abgebildet werden konnten. Die Leistungsabrufe erfolgen über einen formalisierten Prozess und bilden die Grundlage für ein transparentes, revisionssicheres Steuerungssystem. Als zentrales Steuerungsinstrument dient die sogenannte Quellkalkulation, die von den Dienstleistern laufend gepflegt wird.
Die Vergabe erfolgte an zwei spezialisierte Facility-Services-Unternehmen. Bis zur technischen Vergabeempfehlung konnte die Dr. Odin GmbH durch strukturelle und wirtschaftliche Optimierungen Einsparungen in Höhe von 1,25 Mio. Euro erzielen, ein Return on Investment (ROI) von 359%.
Darüber hinaus wurde die Dr. Odin GmbH durch das einheitliche Steuerungsmodell zum methodischen „Integrationsberater" für weitere Dienstleistungen. In dieser Rolle sorgt das Unternehmen dafür, dass die eingesetzten Methoden und wirtschaftlichen Kennzahlen kontinuierlich gepflegt und im Kundenteam verankert werden. Ziel ist die nachhaltige Befähigung des Kunden-Teams zur eigenständigen Steuerung, unabhängig von externer Unterstützung.
